Richtige Menge zur richtigen Zeit

Tipps für die Warenbeschaffung und die Lagerhaltung

Auch wenn im momentanen Ausnahmezustand eine ganze Menge an organisatorischen Aufgaben auf Sie hereinprasseln, bietet sich eben dadurch auch viel Potenzial, Arbeitsabläufe zu optimieren. Denn, irgendwann wird das Rad wieder anlaufen und der Betrieb sollte möglichst schnell in den „Normalmodus“ umschalten. Deshalb gilt: Vorbereitung ist das A und O. Und die beginnt bereits (oder vor allem?) im Materiallager.

Nutzen Sie jetzt die Zeit, um sich mit Ihrer Lagerhaltung zu befassen und sich über ein effizientes Organisationssystem Gedanken zu machen. Für einen Kurzüberblick haben wir die drei verbreitetsten Systeme zusammengestellt:

  • Händisch geführte Warenwirtschaft
    Ein händisch geführtes Lager- und Bestellmanagement mithilfe von Zetteln oder Post-its ist nur dann wirtschaftlich und praktikabel, wenn die Materialmengen nicht sehr groß sind. Der Überblick über die Lagerbestände erfolgt meist durch Sichtkontrolle und Zählen bzw. Schätzen der vorhandenen Materialien. Aber Achtung: Bei vielfältigen und größeren Verbrauchsmengen besteht die Gefahr, dass durch diese „Methode“ Produkte übersehen und dadurch nicht bestellt werden. Die Notizen können außerdem schnell verlorengehen oder Bestände an einem anderen Lagerort vergessen werden.

  • Bestandsgeführte Warenwirtschaft per EDV-System
    Mithilfe eines computergestützten Warenwirtschaftssystems lässt sich die Materialwirtschaft mit wenigen Mausklicks effizient gestalten, da das Programm entsprechende Bestandsbuchungen beim Einkauf oder bei der Entnahme übernimmt. So lassen sich Lagerbestände in Echtzeit abrufen. Beim Erreichen der individuell definierten Meldebestände gibt das System außerdem Rückmeldung und der Nachbestellprozess kann gestartet werden.  In der Regel kommen bei diesem System Barcodescanner zum Einsatz. Die so erfassten Daten lassen sich statistisch auswerten und geben umfangreiche Einsicht in Einkauf, Verbrauch und Lagerbewegungen. Aber auch die Zuordnung der verwendeten Materialien bis zum Patienten im Sinne des Medizinproduktegesetzes ist optional möglich.

    Damit das alles reibungslos funktioniert, bedarf es allerdings sowohl einer entsprechenden Vorbereitung als auch großer Disziplin bei den Lagerentnahmebuchungen für die korrekte Bestandsanzeige, die gerne mal im hektischen Praxisalltag vergessen wird. In diesem Fall klaffen die elektronischen und die tatsächlich vorhandenen Bestandsmengen auseinander und es kann zu Bestandsengpässen kommen. 

  • Visuelle Nachbestellhilfen
    Apotheken haben vor mehr als hundert Jahren ein System eingeführt, mit dem sie sicherstellen, dass sie von jedem Medikament ausreichend viele Packungen auf Lager haben. Dazu nutzen sie kleine Kärtchen, die sie vor die zweit-, dritt- oder letzte Einheit in der Schublade stecken. Wird diese Karte sichtbar, wird damit signalisiert, dass dieser Artikel nachbestellt werden muss. Dieses visuelle Prinzip lässt sich auch auf die Zahnarztpraxis übertragen – und mit zeitgemäßer Onlinenachbestellung kombinieren.

So zum Beispiel bei AERA Lager LE: Auch hier signalisiert eine optische Markierung in Form eines Barcodeetiketts oder eine Lagerkarte, dass Material zur Neige geht und nachgekauft werden muss. Dazu wird die Bestellmarkierung genau an dem Punkt platziert, der dem Nachbestellbestand entspricht. Sobald eine der Markierungen sichtbar wird, muss nur der Barcode abgescannt und in einen Online-Merkzettel übertragen werden. Das lässt sich per Handscanner oder alternativ per kostenloser App innerhalb weniger Sekunden erledigen. 

Und jetzt?
Wir wissen, dass jede Praxis ihre ganz individuellen Anforderungen und Abläufe hat. Daher gibt es nicht die eine Musterlösung für alle. Je nachdem, ob Sie auf eine umfassende Dokumentation und Patientenzuordnung Wert legen, ist der Einsatz eines bestandsgeführten Systems unumgänglich. Stehen diese Funktionen nicht im Fokus, bieten die optischen Nachbestellmarkierungen schon ein hohes Maß an Funktionalität und Komfort.


Boris Cords
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E-Mail: info@aera-gmbh.de
Internet:  www.aera-online.de

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