Digitaler Workflow: Eine Frage der Connection

Mit vernetzten Workflows in der Diagnostik und Behandlung ist die Digitalisierung in der Zahnmedizin an sich weit fortgeschritten. Was allerdings noch deutlich hinterherhinkt, ist der Bereich der Praxisorganisation. Während beispielsweise die Patientenverwaltung direkt auf die Daten aus dem Bereich digitales Röntgen zugreift, müssen die verwendeten Materialien in der Regel noch manuell erfasst bzw. für die Nachbestellung in andere Systeme übertragen werden. Dabei lassen sich auch hier durch geeignete Schnittstellen die Abläufe optimieren und digitale Workflows etablieren. Am Ende profitieren davon das Qualitätsmanagement und die Praxiskasse.

Alles ist im Fluss, oder?

Einige Anbieter – darunter auch wir – versuchen durchaus einen Workflow umzusetzen, der diesem Anspruch genügt. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir unter anderem alle verfügbaren Artikel und Angebote in eine gemeinsame Datenbank integriert haben. Die Bestellungen werden den Lieferanten elektronisch übermittelt und die Wareneingangsbuchung ist mit einem Mausklick erledigt, da die Software ja ohnehin alle Bestellungen kennt. So wird die Ware beim Erfassen automatisch einem Lager zugebucht und durch die Entnahme wieder abgezogen.

Es könnte alles so einfach sein – ist es aber nicht!

Durch den Einsatz von Scannern ist die Lagerentnahmebuchung an sich bequem und das Lagermodul meldet, welche Materialien wieder in den Warenkorb gelegt werden müssen. Was zunächst sehr simpel klingt, ist in der Praxis aber nicht immer leicht umsetzbar. Wird die Entnahme nicht konsequent dokumentiert, ergeben sich unmittelbare Probleme bei den Lagerbeständen  und der Nachbestellung.

Alles eine Frage der Etikette(-n)

Auch das abscannen der Packungscodes bereitet leider Probleme: Die von der Industrie verwendeten Formate sind untereinander nicht kompatibel und erfordern daher „Zwischenlösungen“, wie beispielsweise praxisinterne Barcode-Kennzeichnungen. Dadurch lässt sich das Problem zwar lösen, bedeutet aber einen unnötigen Aufwand. Technisch lässt sich die Übertragung der Chargen bis zum Patienten via VDDS problemlos umsetzen. Es fehlt aber nach wie vor der standardisierte elektronische Lieferschein, der die für die Praxis erforderlichen Daten enthält. Bis das flächendeckend realisiert ist, müssen die Helferinnen weiter die Chargen abtippen. Das kostet Zeit und ist außerdem fehleranfällig.

Der Kopf in der Wolke, das Ziel im Blick

Was hier helfen könnte, ist eine Cloud, in der Praxis, Hersteller, Händler, Dienstleister und Softwareanbieter auf einen gemeinsamen Datenpool zugreifen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand – für alle Seiten: Zum einen können Hersteller Produktinformationen und Sicherheitsdatenblätter hinterlegen. Der digitale Lieferschein ist quasi nur noch eine Frage der Zeit. Theoretisch spricht auch nichts dagegen, die Online-Rechnungen zentral in der Cloud abzulegen. Dadurch könnten der Steuerberater und die Abrechnungssoftware jederzeit auf die aktuellen Daten zugreifen und entsprechend weiter bearbeiten.

Zusammenschluss in Sicht? Ja, aber…

Dennoch liegt nach wie vor ein Großteil des Potenzials brach. Es sind vor allem die einheitlichen Kennzeichnungen und die Schnittstellendefinitionen, an denen es bisher scheitert. So lange hier keine Zusammenarbeit aller Beteiligten stattfindet, können Anbieter zwar gute Teillösungen anbieten, werden aber nie die einhundert Prozent erreichen. Wir haben zwar eine Vision, wie die perfekte Vernetzung und die automatisierte Übertragung der Daten aussehen könnte. Erfahrungsgemäß wird die Umsetzung aber wohl noch länger auf sich warten lassen. 


Boris Cords
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